マイナンバーQ&A

従業員への対応で注意すべき点は?

マイナンバー制度が開始されると、企業はどのような場合に従業員のマイナンバー(個人番号)が必要となり、またその際にはどのような注意が必要となるのでしょうか。

企業は従業員のマイナンバーを取得し、社会保険関係の届出書や税務署への提出書類に従業員のマイナンバーを記載する必要があります。番号法において、企業 は個人番号関係事務の実施者として、各種の規制がかけられており、マイナンバーの1.取得・本人確認、2.利用・安全管理、3.提供――の各段階において注意すべき事項があります。

【1】マイナンバーの取得・本人確認

従業員のマイナンバーの取得や本人確認の方法は次のとおりです。

(1)取得期限
従業員のマイナンバーは、平成28年1月以降に行政機関等の個人番号利用事務実施者へ提出する書類に記載すべきときまでに取得すればよいので、必ずしも平成28年1月のマイナンバー制度利用開始にあわせて取得する必要はありません。平成28年1月に支給する給与の源泉徴収を甲欄で行うためには、支給前までに平成28年分の扶養控除等申告書の提出を受ける必要があります。このときにマイナンバーも記入してあったほうがよいのですが、個人番号カードの発行は、平成28年1月からなので、下記(3)の本人確認手続きを考えると、実際にはマイナンバーの取得が遅れても問題はないと思われます。
(2)利用目的の通知・公表
マイナンバーを利用するときは、利用目的を本人に通知、または公表しなければなりません。このとき、複数の利用目的をまとめて明らかにすることは可能ですが、利用目的を超えて利用することは認められず、利用目的を後から追加することもできません。
ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更することは、本人への通知等を条件として認められます。
たとえば、雇用契約に基づく税務事務を利用目的として従業員のマイナンバーを取得した場合、その従業員が会社の株主であったとしても、配当の支払いは雇用契約と関連するものではないので、配当金の支払調書作成事務に利用しようとするときは、あらためてマイナンバーを取得する手続きが必要です。しかし、健康保険等の社会保険関係事務にマイナンバーを利用することは、社会保険関係の事務が雇用契約に基づくものですから、本人への通知により利用目的の変更として認められます。
(3)番号確認と身元確認
マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要です。
原則として
1.個人番号カード(番号確認と身元確認)
2.通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
3.マイナンバーの記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
これらのいずれかの方法で確認する必要があります。
また、本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認書類を不要とすることも可能です。ただし、省略可能なのは身元確認だけです。
(4)従業員の扶養家族のマイナンバーを取得
従業員の扶養家族のマイナンバーを取得するときは、その扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なります。健康保険の扶養家族の届出や所得税の扶養家族の届出は、従業員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行うことになります。そのため、企業は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
(5)従業員にマイナンバーの提供を拒否された場合
従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合は、法令で定められた義務であることを告知し、提供を求めることになりますが、それでも提供を拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

【2】マイナンバーの利用・安全管理

利用・安全管理面で定められている事項は次のとおりです。

(1)マイナンバーの利用範囲
マイナンバーは、原則として番号法に規定された利用範囲を超えて利用することはできず、マイナンバーを含む特定個人情報をむやみに提供することもできません。
また、マイナンバーの漏えい、滅失、毀損(きそん)を防止する適切な情報管理のために、特定個人情報保護委員会から示されているガイドラインに準拠した措置を講じる必要があります。
正当な理由がないのに特定個人情報ファイルを提供するなどの行為は、処罰の対象になります。マイナンバー(一定の規則で変換した記号、番号を含む)を社員番号として使用することもできません。
(2)マイナンバーの変更の管理
マイナンバーは不正使用のおそれがあるときは変更されることがあるので、企業は一定期間ごとにマイナンバーの変更がないかを確認する必要があります。
(3)専門家に事務を委託する場合
企業は社会保険関連事務や税務事務の全部、あるいは一部を、それぞれ社会保険労務士や税理士に委託することがあります。委託を受けた者は委託をした者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部、または一部を再委託することができます。
委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、事業者は委託や再委託を受けた者に対して、必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者は委託を行った者と同様に、マイナンバーを適切に管理する義務があります。
(4)従業員100人以下の「中小規模事業者」の場合
特定個人情報保護委員会のガイドラインでは、従業員100人以下の「中小規模事業者」※は、取り扱うマイナンバーの数量が少なく限定的であることなどから、特例的に簡便な方法による管理が認められています。

※「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいう。
1.個人番号利用事務実施者
2.個人番号関係事務等の委託を受けている事業者
3.金融分野の事業者
4.個人情報取扱事業者(個人情報5000件以上を取扱い、個人情報保護法の規制対象となる事業者)
この2により、社会保険労務士事務所、税理士事務所は簡便な方法による管理はできないことになります。

【3】提供

番号法第19条には「何人も、次の各号のいずれか(※下記(2)参照)に該当する場合を除き、特定個人情報の提供をしてはならない。」と定められています。したがって、事業主が特定個人情報を第三者に提供できるのは、番号法第19条に定められている場合に限定されます。特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求める根拠が番号法第19条に該当するものかどうかをよく確認し、該当しない場合には特定個人情報を提供してはいけません。なお「何人も」と記載されているので、各個人が自分の番号を安易に他人に知らせたり、公開することも禁止されています。

(1)特定個人情報の収集・保管
番号の提供が禁止されているのに対応して、番号法第19条で認められている場合を除き、何人も特定個人情報を収集したり、保管したりすることはできません。
(2)特定個人情報が利用可能な場合
個人番号関係事務以外などで提供が認められる場合で、中小企業が関係すると思われるケースは以下のとおりです。
  • 1.特定個人情報の取扱いを委託している場合、または合併等による事業の承継に伴う場合(第5号)
  • 2.特定個人情報保護委員会からの情報提供の求め(第11号)
  • 3.各議院審査、裁判等その他公益上の必要があるとき(第12号)
  • 4.生命、身体、又は財産の保護のため必要があり、本人の同意があるか又は同意を得ることが困難である場合(第13号)
  • 5.その他これに類する場合として特定個人情報保護委員会規則の定めによる場合(第14号)
(3)従業員が出向・転籍した場合
子会社などに従業員が出向・転籍した場合に、出向元企業が従業員のマイナンバーなどの特定個人情報を出向先企業などに提供することは、目的外利用となるため、禁止されています。ただし合併などによる事業承継の場合は、番号法第19条5号により認められます。
(4)目的外利用となりそうな場合の対処
従業員から住宅ローンなどの所得証明書類として源泉徴収票の提供を求められたときには、マイナンバーが記載された源泉徴収票を提供すると、目的外利用となる可能性があるため、マイナンバーをマスキングしたかたちで提供したほうがよいと思われます。