ユーザー事例

東 海運株式会社 様

インボイス・マネジャー導入事例

導入の決め手はわかりやすい操作性
細かい権限設定が内部統制にマッチ

東京・晴海に本社を置く、東 海運株式会社。海上コンテナの積み卸し・保管・運送等を行うコンテナターミナルを運営する総合物流企業である。改正電子帳簿保存法が定める「電子取引データの保存」に対応するために同社が新たに導入したのが、TKCの「インボイス・マネジャー」だった。経理部の皆さまに、インボイス・マネジャーの導入の経緯などを伺った。

東 海運グループの沿革について教えてください。

　1917年に港湾運送業者として会社を設立し、その後、港運、陸運、海運、国際輸送を展開する総合物流企業へと発展を遂げました。当社が保有する“3つの力”、すなわち「運ぶ力」「繋ぐ力」「貫く力」は、3PL（サード・パーティ・ロジスティクス）やSCM（サプライ・チェーン・マネジメント）などの高機能な物流サービスを提供するための重要な要素となっています。また近年は、バンコク、上海、モンゴルなどに海外現地法人を設立するなど、積極的に海外に進出しています。

システムの検討はどのように進めたのですか。

　2022年1月施行の「改正電子帳簿保存法」により、電子取引データ（請求書や領収書のPDF等）の保存が義務化されると聞いて、これに対応するために2021年の夏から新規にシステム導入の検討を始めました。

　当時は時間に余裕がなかったため、システムを利用せずにインデックス方式（エクセル等で索引簿を作成して請求書等のデータを検索する方法）で対応することも考えていました。しかし、多くの社員が利用するため、ファイル名のルール化やその管理の手間などを考慮すると、やはり専用のシステムを利用して管理するほうがよいと判断しました。

　まずは、メールで受領した請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの電子保存をすることを最優先事項として、私たちが思い描いている運用方法に合致するものはないかと、複数のシステムの比較・検討を開始しました。当社はTKCの税務システムを利用していたので、システムの検討を始めた当初から「インボイス・マネジャー」も候補として挙がっていました。

操作性と低コストの両立

インボイス・マネジャーを採用したポイントは何ですか。

　まず操作面に関しては、全般的にシンプルで画面構成もわかりやすいところが好印象でした。加えて、証憑ファイルをシステムに保存すると同時にタイムスタンプが自動で付される点も魅力的でした。システムによっては、証憑ファイルの保存操作後、毎回タイムスタンプを付す操作が必要なケースもありますので、この部分の魅力は目を引きました。

　つぎに費用面については、当社はグループでの利用を前提としていたので、複数社で利用しても月額料金がリーズナブルである点にメリットを感じました。グループ内には電子取引に該当する証憑ファイル月に数十件程度と少ない会社もあるため、利用する企業の実情に合った料金モデルを選択できる点が非常に良心的だと感じました。インボイス・マネジャーは導入費用、月額費用をトータルで見ても、優れたコストメリットがありましたね。

システム選定後に、改正電子帳簿保存法の「宥恕措置」に関する報道がありました。それでも導入を進めた理由をお聞かせください。

　システムを選定するのと同時並行で、具体的な運用方法も検討していきました。そのため、導入前にできることはほぼ完了していた状態だったことがまず一つ。また、電子保存の義務化に2年の宥恕措置が設けられたとはいえ、2年後には対応する必要がありましたので、早めにシステムを導入して電子データの保存に慣れておこうという考えもありました。宥恕期間をプラスに捉え、ゆとりをもった準備と、2023年10月から導入されるインボイス制度（適格請求書等保存方式）も見据えた体制作りが必要でしたので、ほとんど迷うことなくインボイス・マネジャーの導入を進めていくことにしました。

イメージにマッチした詳細な権限設定

インボイス・マネジャーを実際に使ってみての感想は？

　まず、証憑ファイルの登録方法がわかりやすくシンプルでした。ドラッグ＆ドロップでも登録できるため、初めて操作する人でも迷うことなく、すぐに習得できると思います。

　また、ユーザーIDの権限設定についても、部署ごとの管理者、責任者、担当者それぞれの役割に合わせてイメージ通りに設定ができました。ユーザーIDごとに各証憑書類の種類（フォルダ）に対して、登録・閲覧・差替え・削除の細かな設定ができるので、内部統制の観点からも、安心できます。

　また、グループ利用をすることも想定したシステム設計になっている点もインボイス・マネジャーの特徴です。同じ環境で簡単にグループ管理ができることや、同一ユーザーID内で会社を簡単に切り替えられる点は、グループを管理する立場としてはストレスがなくて使いやすいと感じています。

今後の展望をお聞かせください。

　グループ全体での本稼働を予定しています。わかりやすいシステムなので操作面についてはあまり心配していませんが、グループに展開して運用を開始するまでに、2～3カ月程度は時間がかかると見込んでいます。スムーズにグループ全体で本稼働を迎えられるように準備を進めていきたいと思います。

　インボイス・マネジャーはパッケージシステムですが、クラウド型サービスであることの長所を生かして随時レベルアップされていくそうなので、今後さらに便利な機能が搭載されることを期待しています。

会社概要
名称 東 海運株式会社 東 海運株式会社
所在地 東京都中央区晴海1丁目8番12号
晴海アイランド　トリトンスクエア　オフィスタワーZ　33階
従業員数 785名（グループ全体）※2021年3月期
売上高 390億100万円（連結）※2021年3月期
URL http://www.azumaship.co.jp/
掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、2022年3月現在のものです。
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