2016年1月号Vol.101

【TKC サポートインフォメーション1】 職員のマイナンバー収集・管理を支援
給与まいポータル

 2016年1月から個人番号(マイナンバー)の利用が始まり、市区町村には〝使用者〞として、臨時採用を含むすべての職員等のマイナンバーを収集し、安全に管理することが求められます。

 これに伴い、給与事務においては、①給与担当者へ提出時の書類紛失、第三者の盗み見などで起こる「漏えい・紛失リスク」、②扶養控除等申告書等へ番号を記入する際に起こる「誤った番号を記入するリスク」、③個人番号記載書類の保存期間終了、関係事務完了時に起こる「廃棄漏れリスク」、などの発生が予想されます。

 また、源泉徴収票や給与支払報告書へ記載するために、職員等から集めたマイナンバーを給与システムへ入力し直すなど担当者の業務負担も増加します。

 そこで、TKCでは、これらを支援する「給与まいポータル(マイナンバー対応版)」をLGWANクラウドサービスで提供します。

 これにより、市区町村ではできるだけコストをかけることなく、①マイナンバーの正確・確実な収集、保管から廃棄に至るまで適切な管理・運用の仕組みの構築、②安全管理措置に基づく情報セキュリティー対策の確保、③給与担当者の業務効率の向上──が可能となります。

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給与明細のメール配信も可能に

 「給与まいポータル」の主な特長は、以下のとおりです。

1. 個人番号・扶養控除等申告書の収集

 職員は、スマートフォンやタブレット端末、自宅のパソコンからマイナンバー・扶養控除等申告書を入力できます。また、番号確認資料(通知カード等)を画像として添付できるため、紙での授受による情報漏えい・紛失リスクを低減できます。

2. 個人番号・扶養控除等申告書の保管・利用

 給与担当者は、職員から提出されたマイナンバー・扶養控除等申告書を画面で確認し、受付・差し戻しができます。受付後は自動的に給与・源泉徴収管理システムへデータ連携されるため、担当者の転記ミスを防止するとともに入力作業を不要とします。

 また、扶養控除等申告書の保存期間である7年間を過ぎた際には、自動的に対象者の個人番号を削除(廃棄)できます。

 なお、扶養控除等申告書を電子的に収集・保管する場合は、所轄税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」の提出が必要です。

3. 給与明細等のメール配信機能

 月々の給与明細および年末の源泉徴収票を暗号化し、パスワードを付したPDFファイルをメール配信できます。これにより、給与明細等の印刷・配布にかかるコストが削減され、また給与事務にかかる負担も軽減できます。

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 TKCでは、今後も機能拡張を図り市区町村の業務効率の向上をご支援します。どうぞご期待ください。

※掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、取材当時のものです。

※掲載団体様への直接のお問い合わせはご遠慮くださいますようお願いいたします。

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