2016年7月号Vol.103

【TKC サポートインフォメーション2】 関連業務の効率化を実現する「運用管理機能」

 証明書コンビニ交付サービスでは、今年1月から個人番号カードの利用が始まり、5月からは住所地と本籍地が異なる方でも戸籍証明書の取得(本籍地交付)が可能となりました。ますます便利になったことでサービスの利用者も増え、市区町村では関連業務の増加が見込まれます。

 TKCでは、このほど「TASKクラウド証明書コンビニ交付システム」の大幅な機能強化を図り、新たに関連業務の効率化を支援する「運用管理機能」をシステムに標準搭載しました。この機能では、本籍地交付への対応に加え、統計作業の効率化や窓口対応の迅速化などを実現します。また、ブラウザ上で動作するため、LGWANに接続する端末であれば既設の機器が利用でき、無用なコストもかかりません。

証明書コンビニ交付サービス

 主な特長は以下のとおりです。

1.本籍地交付への対応

 コンビニ交付サービスで戸籍証明書を取得できるようにするには、予め住民(利用者)がパソコンやコンビニのキオスク端末を使って本籍地へ利用登録申請を行う必要があります。一方、利用登録申請を受けた市区町村では、申請内容を審査して結果を送信する作業が発生します。

 これを支援するため、証明発行サーバに登録された戸籍情報を確認しながら審査できる機能を提供しました。これにより、戸籍システムを操作せずに利用登録申請の審査業務が完結できるため、業務の迅速化が図れます。また、戸籍システムの改修も最小限に抑えることができます。

2.証明書発行統計機能

 年月別の証明書交付件数や利用時間帯別(業務時間内・外)の証明書交付件数など、庁内でよく利用される統計について、システムが自動で集計してグラフを作成します。これにより、集計作業の省力化が図れます。

3.証明書発行履歴照会機能

 発行日や対象者など、さまざまな条件で証明書発行履歴が照会できます。住民がキオスク端末で指定した交付条件(住民票の写しへの個人番号の表示の有無など)や証明書の交付場所(コンビニ店舗)、証明書イメージを画面上で確認できるため、住民からの問い合わせにも迅速に対応できます。

4.ライブラリ管理機能

 首長名や公印はライブラリとして管理しています。これらの情報を変更する場合でも、「変更予約機能」により事前に入力しておくことで指定した期日に自動で反映されます。これにより、業務時間外の作業が不要となるなど、担当者の負担軽減が図れます。

◇   ◇   ◇

 住民サービスの向上および市区町村の業務効率向上のため、今後もシステムの機能強化を図ってまいりますので、ご期待ください。

※掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、取材当時のものです。

※掲載団体様への直接のお問い合わせはご遠慮くださいますようお願いいたします。

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