2018年1月号Vol.109

【レポート】申請受付“1人3分”を実現した宇都宮市の工夫

マイナンバーカードの取得・利用促進へ
国内最大級となる企業等一括申請を実施した取り組みを紹介する。

 栃木県宇都宮市は2017年11月、TKC栃木本社に勤務する役社員等を対象にマイナンバーカードの一括申請を実施した。

 これはカード取得促進を目的として取り組んだもの。計4日間で655名が申請を行い、企業等一括申請としては全国でもあまり例がない大規模な取り組みとなった。宇都宮市では今回の結果を検証し、さらなるカードの取得促進につなげる考えだ。

申請者と企業、自治体が無理なくできる工夫が大切

マイナンバーカード利活用の取り組み

マイナンバーカード利活用の取り組み

 宇都宮市では16年10月に証明書コンビニ交付サービスをスタートして以来、市民の利便性向上に向けたマイナンバーカードの利活用について検討を進めてきた。

 市民まちづくり部市民課の綱川美由紀課長補佐は、「そのためにもカードの申請・交付数の向上が喫緊の課題だった」と話す。そのような中、TKCから一括申請の相談が持ち込まれた。TKCでは、「民間事業者におけるマイナンバーカードの利活用」の第1号認定を受けており、いかに役社員のカード取得を促すかに悩んでいたのである。

 担当者として準備作業にあたった是洞正道総括は、相談を受けた当時を振り返り「全く初めての経験だけに、実際にどんな事務が発生するのか分からず思い悩んだ」と話す。

マイナンバーカード利活用の取り組み

マイナンバーカード利活用の取り組み

 やってみなければわからないならば、まずは動いてみよう──と先進都市へヒヤリングを行った結果、効率的にやれば職員3名で1日200名の受け付けが可能だとの結論に達したという。そこで「1人当たり3分を目標に、申請者と企業、市がそれぞれどう動くかを明確にし、具体的な事務処理の流れを決めていった」(是洞総括)のだ。実際の申請受付では、1人当たり2分程度と時間短縮することができ、予想を上回るハイペースで最終日には200名を超える申請を受け付けたのである。

 高嶋伸夫係長は「申請者の負担を軽減し、申請しやすい環境を提供するのはわれわれの役目。その実証として取り組んだが、ここまでスムーズにいくとは」と驚きを隠さない。

 それには事前準備から事後処理に至る〝成功〟のポイントがある。

 第一に企業側としっかり事前調整をしたことだ。「マンパワーが限られる中で最大の効果を得るために、申請者と企業にお願いすることはお願いして、三方に負担がかからず、効率的に進められるようにした」(是洞総括)のである。そのために、申請者にはあらかじめ必要書類への記入とともに本人確認書類のコピーを用意してもらい、宇都宮市の受付時には書類が揃っているか、記入漏れがないか、本人かどうか、の確認だけで済むよう「手続きの簡略化」を図っている。

 第二が「事後処理の効率化」だ。高嶋係長は、その一つに担当者の創意工夫を挙げる。「600名以上の申請を処理するには、多くの手間と時間がかかる。これを少しでも効率化するため、手作りの仕分け票で市外居住者と窓口交付対象者が一目でわかるようにした」のだ。

 さらに工夫は庁内の処理に止まらない。市外居住者の申請受付に関しては、居住地の自治体でのカード交付処理がスムーズに進むよう事前連絡を入れるなど、「自治体間の連携」に取り組んだのである。これにより相手先の自治体では住所が変わっていないかのチェックなど余裕をもった作業が可能となるわけだ。

カードの取得・利用促進には「市民協働」や思い切りも必要

 「企業等一括申請は、申請者の負担軽減とともに自治体にとっても業務の平準化を図ることができ、住民と行政の双方にメリットがある」(綱川課長補佐)。

 宇都宮市では今回の取り組みを検証し、事前準備や当日の情報セキュリティーの確保など企業等一括申請を受ける際の基本ルールや留意点をまとめるという。また、タブレット端末によるオンライン申請補助など、カード申請にかかる住民の負担を軽減する環境の整備も進めている。

 企業等一括申請へ取り組む自治体は少しずつ増えてきたが、多くはいまだ手探りの状態であろう。

 宇都宮市では今回、「市民協働」の考えに基づき互いの知恵と努力で課題を解決した。より多くの住民や企業がマイナンバー制度の恩恵を享受できる社会の実現へ。カードの普及・利用促進成功の鍵は、そうした考え方や思い切りも必要といえそうだ。

マイナンバーカードの企業等一括申請 業務フロー

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