2018年10月号Vol.112

【TKC サポートインフォメーション1】かんたん窓口システム
証明書交付申請や各種手続きを〝かんたん〟に

 多様化・複雑化する住民ニーズに加え、施設の統廃合など、いま行政サービスは大きな転換点を迎えています。中でも住民に直結する窓口業務は、ICTの有効活用による「業務の効率化」と「住民サービスの向上」が不可欠で、その実現に向け先進団体ではさまざまな試みが始まっています。
 窓口業務の大半を占めるのが証明書などの発行業務です。そこでTKCではマイナンバーカード等を活用し、証明書交付やライフイベントに伴う手続き案内・申請書作成を支援する「TASKクラウドかんたん窓口システム」を提供しています。
 このシステムは、主に「証明書交付」と「申請書作成支援」の二つの機能で構成されています。以下にその概要をご紹介します。

かんたん窓口システムの利用イメージ

かんたん窓口システムの利用イメージ

1 証明書交付機能

 証明書コンビニ交付サービスの仕組みを活用し、住民が庁内に設置されたタブレット等を操作して証明書交付申請を行います。これにより、住民の申請書記入の手間を削減するとともに、証明書等の交付にかかる職員の事務を効率化します。
 また、例えば印鑑登録証明書を発行する場合、コンビニ交付サービスと同じく印鑑登録証を不要にできるなどサービスの均一化が図れます。さらに相乗効果として、コンビニ交付サービスへの理解浸透・利用促進も期待できます。

2 申請書作成支援機能

 ライフイベントに応じて、住民に必要な手続きを漏れなく正確に案内するとともに、申請書の作成を支援します。
 ライフイベントごとに住民がさまざまな質問に答えると、世帯構成などをもとにシステムが必要な手続きを自動判定するため、窓口業務の標準化、手続き漏れの防止につながります。また、マイナンバーカードや免許証等の券面情報をOCR処理し、氏名や住所等を申請書に転記できます。
 これにより、住民は「どこの課で何の手続きをすればいいか」が明確になるとともに、申請書を記入する手間も軽減されます。
 さらに、TASKクラウド住基システムを利用されている団体では、住民が申請した情報を住基システムに連携させることでデータ入力にかかる職員の負担軽減も可能となります。

◇   ◇   ◇

 TKCでは、これからもさまざまなサービスの提供や機能強化を通じて、住民サービスの向上と市区町村の働き方改革・業務改革をご支援してまいります。

※掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、取材当時のものです。

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