2019年10月号Vol.116

【ユーザー事例】業務のあり方を見直し、職員の働き方改革へ取り組む

eLTAX関連サービス > 山形県米沢市

米沢市 総務部税務課 課長補佐 遠藤秀一 氏 / 市民税係長 昆 瑞明 氏 /主任 塩川京佑 氏 / 主事 森 美咲 氏

住所
山形県米沢市金池5丁目2番25号
電話
0238-22-5111
面積
548.51平方キロメートル
人口
82,114人(2019年8月1日現在)
URL
http://www.city.yonezawa.yamagata.jp/
山形県米沢市

──米沢市ではeLTAX関連サービスをフル活用し、税務業務の効率化に取り組んでおられます。TKCを採用したきっかけは何だったのでしょうか。

 国税連携システムの移行に伴い、3年前に認定委託事業者をTKCに切り替えたのがきっかけでした。
 それまでは、国税から届いた電子データを印刷し、課税システムへ入力し直す──という運用をしていました。そのため印刷作業だけでも一人の職員が半日がかりで、当然、使用する紙も膨大なものとなっていたのです。地方税が“紙”から“電子”へと大きくシフトする中、仕事のやり方も変える必要があると感じていたところにTKCが「データの自動連携」に注力していることを知りました。
 そして、2018年10月に「地方税電子申告データ連携サービス」「申告受付支援システム」「e-Tax連携サービス」「課税資料イメージ管理サービス」を導入。申告受付から課税資料の保管管理・閲覧まで、データを自動連携させることで、税務業務をさらに効率化・最適化するための取り組みをスタートしました。

目指したのはデータ連携による
税務業務の効率化

長谷川尚一 情報政策調整官

写真右から、昆 瑞明係長、遠藤秀一課長補佐、塩川京佑主任、森 美咲主事

遠藤 自動連携の環境を整えた背景には、業務の効率化に加えて、①番号制度への対応に伴う〈情報セキュリティー〉や〈個人情報保護〉の強化②〈ペーパレス〉の推進、もありました。
 米沢市では21年春完成予定で新庁舎の建設を進めており、事務スペースのコンパクト化のためにもペーパレスが不可欠でした。それが今年は確定申告書約2~3万枚の紙がなくなり、保管スペースも半分以下となっています。
 さらに、〈行政コストの削減〉も重要テーマです。この点ではクラウド型のパッケージシステムを利用することで、税制改正等に伴うシステム改修費の軽減につながると考えています。さらに〈BCP対策〉の面でも、これからはより堅ろう・セキュアな環境で大切なデータが保管されることとなり、われわれとしても安心です。

──実際に利用されていかがでしたか。

塩川 昨年までは私が国税から届く申告書データの印刷を担当していたのですが、時間がかかるだけでなく、印刷漏れがないか常に注意しなければなりませんでした。それが、申告受付支援システムへデータが自動連携されたことで、気苦労の多い作業から開放され、空いた時間を申告受付業務に充てることができ、結果として納税者の待ち時間解消にもつながったと感じています。
 また、これまでは市で受け付けた確定申告書を税務署へ送付する手間もかかっていましたが、これも申告を受け付けたその日のうちに電子データで送信できるようになりました。

 夜間に国税が自動連携されるのは便利ですね。前日に国税から届いたデータは夜間のうちに自動読み取り、数値化、論理チェック・読み取りエラーまで一通り完了しているため、早ければ翌朝からデータチェックや修正の作業に取りかかれます。
 また、これまでは確定申告と住民税申告のシステムが別だったため、例えば確定申告で受け付けても申告義務がない場合は最初から作り直していました。それが画面を切り替えるだけで処理でき、効率化できました。さらに、今年からe-Tax連携のためのID(利用者識別番号)を取得することになりましたが、想定したほどは時間がかからずスムーズに対応できました。

 昨年に比べ業務が分散できましたね。以前は、課税資料が全て揃う3~4月に業務が集中し残業して対応していましたが、今では課税資料が届き次第、前倒しで作業を進められるようになり、心理的負担も軽くなりました。
 また、納税者から問い合わせがあった場合、紙の資料を探す間、お待たせしていましたが、いまでは課税資料イメージの画面を見ながら即応できます。これにより一人一人への応対時間が削減され、紙資料の紛失などセキュリティーリスクの排除にもつながっているのではないでしょうか。

――なるほど。データ連携を十二分に活用されている様子がよく分かります。

効率化・最適化を超えた
データの高度利用も視野に

――残業時間は削減されましたか。

遠藤 システム本稼働の初年度とあって、まだ処理に慣れないこともあり残業時間としては前年同時期と同じ程度でした。しかし、〈時間の使い方〉は確実に変わってきたと感じています。これは生産性向上や働き方改革の点で、一つの成果といえるでしょう。
 さらなる業務の効率化を図るため法人市民税のデータ連携も検討するとともに、 “仕事のブラックボックス化”による生産性低下を防ぐため、米沢市にとって最適な業務マニュアルの整備も計画しています。

 それと併行して、システムでは各種データを容易に抽出できるので、これら税務データの集計・分析など高度利用もぜひ考えていきたいですね。有効活用している事例があればぜひ紹介してください。

遠藤 データ連携はTKCの最大の特徴であり、さらに強化してほしいですね。また、税務業務にはまだまだ自動化・省力化できる分野があるはずです。最近ではRPAなどが注目されていますが、ぜひシステムの機能としても研究を深めていただき、税務業務の効率化・最適化を強力に支援してくれることを期待しています。

※掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、取材当時のものです。

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