電子取引への対応

ほぼ全ての事業者で必要となる
電子取引対応。
TKCの会計ソフトFXシリーズで、
貴社の電子取引対応を
簡単安心便利に!
メールWebサイト上請求書や領収書等をやり取りする機会が増えました。
これを「電子取引」と言います。
電子取引で受け取った書類、
どのように保存していますか?
「紙に印刷しています」「メールで保存したままです」「両方が混在しています」
令和6年1月以後にやりとりした電子取引データは、記録の改ざんなどを防止するための一定のルールに従って、電子データのまま保存する必要があります。
正しく保存しないと、青色申告の承認が取り消される恐れがあります。
電子取引データを保存することができなかったことについて税務署長が相当の理由があると認める場合および税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め」およびその電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合は、改ざん防止や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となる新たな猶予措置が整備されました。
パソコンの中に保存しておけば良いのでしょう?
いいえ、実は電子取引を保存する際には、いくつかの保存要件を満たす必要があります。
そのため、保存要件を満たした請求書等保存ソフトの利用をオススメ
します。
え?なんだか大変そう...
ご安心ください!
TKCの会計ソフト「FXシリーズ」は、
電子取引データの保存機能を標準搭載しています。

受領した電子取引データをドラッグ&ドロップでかんたんに保存できます。
さらに、TKCシステムでは受け取った電子取引データをそのまま保存できる「TKC証憑保存ツール」をご用意しています。
大切な電子取引データを法的要件を満たして保存するので安心。電子取引データから仕訳を生成する便利な機能も利用いただけます。
TKCの会計ソフト「FXシリーズ」で、
貴社の電子取引対応はもちろん、
経理業務も効率化しませんか?

電子取引 早わかりQ&A

電子取引データの電子保存について教えてください。

電子取引データの電子保存は、電子帳簿保存法によって定められています。
電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、
紙ではなく電子で保存するための要件や取引情報の保存義務などを定めた法律です。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律

電子による保存は、[1]電子帳簿・電子書類保存 [2]スキャナ保存 [3]電子取引の3つに区分されます。

<電子帳簿保存法上の区分(イメージ)>
電子帳簿保存法上の区分(イメージ)

どのような取引が電子取引に
なるの?

電子メールでの請求書や領収書の
受領等、大きく7つに分けられます。
順番に確認してみましょう。
  • mail_outline
    電子メールにより請求書や領収書(添付PDF等)を受領している
    メールのまま保存しているだけでは
    保存要件を満たしません!
  • web
    ホームページからダウンロードした請求書や領収書(PDF等)、ホームページ上に表示された請求書や領収書のスクリーンショットを利用している
  • cloud
    電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用している
  • credit_card
    クレジットカードの利用明細、交通系ICカードの支払いデータ、スマホアプリの決済データを活用したクラウドサービスを利用している
  • sync_alt
    特定の取引に係るEDIシステムを利用している
    ※請求書等を電子的に交換できるシステム
  • adf_scanner
    ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用している
    印刷せずにイメージデータとして保存する場合は「電子取引」に該当!
  • album
    請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領している
出典:国税庁HP電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和3年7月 問4 を加工して作成
「取引先から電子メールで請求書を受け取っている」等、
既に電子取引を行っている法人・個人事業者の方も多いのではないでしょうか?
1つでも当てはまるものがあれば、
電子取引データの保存に対応する必要があります。

電子取引 早わかりQ&A

電子取引データの保存に
どう対応すれば良いの?

「対象となる取引の洗い出し」
「保存方法の決定」
2つのステップがおすすめです。

ステップ1対象となる取引の洗い出し

まずは、取引先との間で受け渡ししている電子取引データを洗い出しましょう。
電子取引に該当する書類や電子取引データの所在について洩れなく把握することが必要です。

自社の業務フローと照らし合わせて、電子取引データを「誰から」「誰へ」「どのような書類」でやり取りしているのかを整理するのがオススメです。

対象となる取引の洗い出し

ステップ2保存方法の決定

電子取引データの保存方法は、「専用のソフトウェアを利用」する方法と、「一定のルールを定めて任意のフォルダに保存」する方法の2つに分けられます。
電子取引の取引数が極めて少ない場合を除き、専用のソフトウェアを利用する方が、「保存要件の確保」や「事務負担の軽減」の観点からオススメです。

対応策①
保存要件を満たした
専用のソフトウェアを利用
対応策① 専用のソフトウェアを利用
対応策②
一定のルールを定めて任意のフォルダに保存
対応策② 一定のルールを定めて任意のフォルダに保存

電子取引データの保存要件とは?

電子取引データを保存するにあたって、
保存要件が定められています。
保存要件とは、つまり電子取引データについて

  • やり取りが実際に存在し(真実性)
  • 必要な期間保存され(保存期間)
  • 保存後も探しやすく(検索性)
  • 見やすいかどうか(可視性)

が求められているということです。
手作業でこの保存要件を満たしていくのは大変なので、
専用ソフトウェアにお任せするのがオススメ
です。

<電子取引データの保存要件>
保存要件 要件 要否
真実性 システム概要書類の備え付け※1 change_history
発信者側でタイムスタンプを付す方法 4方法の
うち
いずれか
circle
受信者側で速やかにタイムスタンプを付す方法※2
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は
訂正削除ができないシステムを利用する方法
事務処理規定を設け正当な理由のない訂正削除を防止する方法
保存期間 法人7年間(欠損金繰越控除を受ける法人10年間)、個人5年間 circle
検索性 取引年月日その他の日付、取引金額、取引先による検索 circle
日付または金額の範囲指定による検索※3 change_history
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索※3 change_history
可視性 見読可能装置(PC、ディスプレイ、プリンタ)の備付、整然・明瞭、速やかな出力 circle
  • 自社開発のプログラムを使用する場合に限る。
  • その業務の処理にかかる通常の期間を経過した後、速やかに(最長2ヵ月以内)
  • 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合は、検索要件のうち②、③の要件が不要となります。
    また、基準期間の売上高が5,000万円以下である小規模な事業者について、
    当該ダウンロードの求めに応じる場合は、検索要件の全て(①~③)が不要となります。

出典:TKC出版『Q&A 全事業者が対象!改正電子帳簿保存法により必要となる対応とは?』を加工して作成

どのような専用ソフトウェアを
利用すれば良いの?

JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」を取得している
ソフトウェアをご利用ください。

専用ソフトウェアを導入する場合は、JIIMA(公益財団法人日本文書情報マネジメント協会)の
「電子取引ソフト法的要件認証制度」を取得しているソフトウェアをご利用ください。

これは、電子取引データの保存の法的要件を満たしたソフトウェアだけが受けられる認証です。
JIIMAのサイトに認証済みソフトウェアが掲載されています。
ご確認ください。

「電子取引ソフト法的要件認証製品一覧」はこちら

JIIMAの認証を受けていないソフトウェアの場合、
電子取引データを正しく保存していると認められず
青色申告の承認取り消しとなる可能性もあるので気をつけましょう。

電子取引データの保存は会計ソフトがおすすめです!

電子取引データで取り扱う請求書や領収書等は、自社の経理業務と密接に関わっています。
このため、電子取引データの専用ソフトウェアを導入した結果、経理業務の負担が増えないか、事前によく確認しましょう。

例えば、電子取引データの請求書をクラウドサービスで保管する場合、

  • 仕訳データを入力する手間が増えないか?
  • 検索要件を確保するための追加入力が必要にならないか?(取引年月日、取引先名、取引金額等)
  • 仕訳データから電子取引データの請求書等を探すのが大変にならないか?

等を確認しておかないと、かえって手間が増えてしまうかもしれません。

電子取引データを会計ソフトに保存することで、
証憑の整理・保存から、仕訳の計上、試算表の作成までを合理化します。

TKCの電子取引 対応

TKCの会計ソフト「FXシリーズ」で
電子取引対応を
簡単安心便利に!

FXシリーズは
32万社超の企業で
ご利用いただいています

FXシリーズは、正確な業績把握と適性申告を支援する会計ソフトです。
その利用社数は32万社を超え、中小企業の業績管理体制の強化を支援しています。
また、仕訳計上を省力化する機能など経理担当者をラクにする機能をご用意しています。

FXクラウドシリーズご紹介動画

FXシリーズは
JIIMA認証を取得しています

「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」に完全対応しています。

FXシリーズをご利用いただければ、電子取引データの保存機能 も標準搭載しているため、
新たなソフトを導入する必要はありません。
安心してご利用ください。

FXシリーズの電子取引対応は
「簡単」「安心」「便利」です

  • 簡単

    FXシリーズは、電子取引データの保存機能を標準搭載しています。
    受領した電子取引データをFXシリーズにドラッグ&ドロップするだけで簡単に保存できます。
  • 安心

    JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証制度」を取得しています。
    また、専門データセンターのTKCのデータセンター(TISC)でデータを管理します。
  • 便利

    保存した電子取引データを利用して仕訳計上できます。このため、検索要件を満たすためのデータ入力も簡単です。
    また、証憑と仕訳を紐付けているため、1つの画面で並べて確認できます。
    証憑を探す手間がなくなり、チェック業務を効率化できます。

書類の整理‧保存から
仕訳の計上、試算表の作成まで
FXシリーズで経理業務を
デジタル化できます

FXシリーズをご利⽤いただくことで、貴社の証憑の整理‧保存から、仕訳の計上、試算表の作成まで、
経理業務のデジタル化により、⽣産性向上を実現します。

ペポルインボイスの送受信に対応しています

「我が国におけるデジタルインボイスの標準仕様」(JP-PINT)に基づき、
「ペポルネットワーク」を通してインボイスが送受信できる「ペポルインボイス」に対応しています。

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