スキャナ保存 早わかりQ&A

スキャナ保存とは？

文書保存の負担軽減を図る観点から、紙で受け取った請求書や領収書などの書類を、
スキャナで読み取り電子データの形式で保存できる制度です。

＜電子帳簿保存法上の区分（イメージ）＞

スキャナ保存の対象となる書類は次のとおりです。

出典：国税庁HP「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」を加工して作成

令和3年度税制改正のポイントは？

ペーパーレス化の一層の促進を図るため、
事前の承認制度の廃止やタイムスタンプ等の各種要件が大幅に緩和されました。

主な改正内容は次のとおりです。

• 税務署長の事前承認制度の廃止

  「スキャナ保存制度」の利用にあたり、事前の承認申請は不要になりました。

• 検索機能の確保の要件が緩和

  検索要件は「日付、金額、取引先」に限定されました。

  税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、
  範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要です。

• 保存要件が緩和

  領収書への受領者の自署が不要になりました。

  タイムスタンプの付与期間が最長2か月と概ね7営業日以内に統一されました。
  ※従来は、受領者がスキャンする場合は、概ね3営業日以内

  電磁的記録を訂正・削除した場合に、これらの事実および内容を確認できるシステムで、入力期間内に
  その電磁的記録の保存を行ったことが確認できる場合は、タイムスタンプは不要になりました。

  適正事務処理要件（相互けん制、定期検査等）が廃止されました。

• スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置

  スキャナ保存が行われた国税関係書類に係る電磁的記録に関して、隠蔽し、または仮装された事実が
  あった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。

• ＜改正後のスキャナ保存制度を適用した場合の業務フローのイメージ＞

  

スキャナ保存のメリットは？

書類を電子化することで、経理担当者のこれまでの悩みを解消でき、
業務の省力化につながります。

経理担当者のみなさまは、
こんなお悩みを抱えていませんか？

• 領収書などの書類の整理に時間がかかる
• 過去の証憑を探すのが大変
• 大量の書類の置き場所に困る

スキャナ保存を活用すると、
これらのお悩みが一気に解決します。

• 
  書類を整理する時間を減らせる
  紙で受け取った請求書や領収書等のファイリングは不要です。書類をスキャン、または、スマホで撮影して電子データとして保存します。
• 
  書類の保管場所が不要になる
  一定の要件の下、電子データで保存した書類は、原本を破棄できます。原本を破棄できるため保管場所や管理コストを削減でき、紛失リスクの軽減にもなります。
• 
  過去の書類をかんたんに探せる
  書類を電子化することで検索がより簡単になります。過去の取引を探す手間がなくなり、業務の効率化につながります。

スキャナ保存の要件とは？

スキャナ保存を行うにあたっては、
真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

例えば、

• タイムスタンプ付与
• 訂正または削除履歴の確保
• 検索機能の確保　など

が求められているということです。

手作業でこの要件を満たしていくのは大変なので、
専用ソフトウェアにお任せするのがオススメです。

＜スキャナ保存の要件＞

書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間（最長2カ月以内）を経過した後、 速やか（概ね7営業日以内）に入力

一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り

カラー画像による読み取り （赤・緑・青それぞれ256階調（約1677万色）以上）

タイムスタンプの付与

解像度及び階調情報の保存

大きさ情報の保存 （受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要）

ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等）

入力者等情報の確認

スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持

見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け

整然・明瞭出力

電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け

検索機能の確保

出典：国税庁HP「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」を加工して作成