税理士が最新法令について解説

ケースでわかる電子帳簿保存法

電子取引編

電子取引に関する規定が2022年に変わります

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に関して、現状では紙に印刷して保存する方法が認められています。
2022年(令和4年)1月1日以降に行う電子取引については、紙での保存は認められず、電磁的記録を保存しなければなりません。

電子帳簿保存法における電子取引の位置づけ

01

「電子取引」とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項)の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。(電子帳簿保存法第2条第6項)

例えば、請求書や領収書のPDFファイルを、電子メールで受け取る場合や、WEBページからダウンロードして受け取る場合が該当します。
現在は、それらの取引情報は①電磁的記録または②COM(※1)、もしくは③書面のいずれかの方法で保存する必要があります。
しかし、令和3年度税制改正により、2022年1月1日以降は②③での対応は「廃止」され、紙等に出力して保存する方法は認められなくなります。

(※1)電子計算機出力マイクロフィルムのこと。写真のフィルムで資料を保管する方法を指す。

02

「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わず全て該当します。例えば、次のような取引も、これに含まれます。(電子帳簿保存法取扱通達2-3)

  1. いわゆるEDI取引
  2. インターネット等による取引
  3. 電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)
  4. インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

電子取引実施時のポイント

電子取引に係る保存要件

真実性の確保 (1) タイムスタンプの付与

以下の措置のいずれかを行うこと。

  1. ①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
  2. ②取引情報の授受後、速やかに(またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
  3. ③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
  4. ④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う。
可視性の確保 (2)関係書類の備付け 電子取引に係る電磁的記録の保存に併せて、電子計算処理システムの概要を記載した書類の備付けを行うこと。
(3)見読性の確保 電子取引に係る電磁的記録の保存をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと。
(4)検索機能の確保

電子取引に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと。

  1. ①取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること。
  2. ②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
  3. ③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること。

国税庁:電子帳簿保存法が改正されました(令和3年5月)から抜粋

ポイント

  1. 電磁的記録の出力書面等の保存の廃止(電子取引一問一答 問4)

    2022年(令和4年)1月1日以降の電子取引に関する取引情報について、出力書面等の保存をもって電磁的記録の記録に代えることができる措置は廃止されます。

  2. 電子取引の保存要件を満たさない電磁的記録の取り扱い(電帳法取扱通達7-7、電帳法施行規則4-3)

    電子取引の保存要件を満たさない電磁的記録については、国税関係書類等とは扱いません。災害その他やむを得ない事情により、保存要件によって保存することができなかったことを証明した場合には、その事情が生じた日以後については、保存要件を不要とします。

  3. 重加算税の加重(電子帳簿保存法第8条第5項、電帳法取扱通達8-21)

    電子取引の電磁的記録に記録された事項に関し、隠蔽又は仮装された事実に基づき修正申告等があった場合には、重加算税が10%加重されます。

ケースで分かる電子帳簿保存法
電子取引Q&A

Q
当社の課税期間は、令和3年4月1日から令和4年3月31日までですが、令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、課税期間の途中であっても、令和3年度の税制改正後の要件で保存しなければならないのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問9より抜粋)

令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報については、改正後の保存要件により保存しなければなりません。

Q
当社の課税期間は、令和3年4月1日から令和4年3月 31 日までですが、令和4年1月1日以後に保存を行えば、同日前に行った電子取引の取引情報について、令和3年度の税制改正後の保存要件に従って保存することは認められますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問10より抜粋)

令和4年1月1日前に行った電子取引の取引情報については、改正後の保存要件により保存することは認められません。

Q
電子メールを受信した場合、どのように保存すればよいのでしょうか。

電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)を行った場合についても電子取引に該当するため(法2五)、その取引情報に係る電磁的記録の保存が必要となります(法7)。具体的に、この電磁的記録の保存とは、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルにより取引情報(領収書等)が授受された場合は当該添付ファイルを、それぞれ、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保存する状態にすることをいいます。

Q
当社は、取引先からクラウドサービスを利用して請求書等を受領しておりますが、クラウドサービスを利用して受領した場合には、電子取引に該当しますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問6より抜粋)

クラウドサービスを利用して取引先から請求書等を受領した場合にも、電子取引に該当します。

Q
従業員が会社の経費等を立て替えた場合において、その従業員が支払先から領収書を電子データで受領した行為は、会社としての電子取引に該当しますか。該当するとした場合には、どのように保存すればよいのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問8より抜粋)

従業員が支払先から電子データにより領収書を受領する行為についても、その行為が会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引に該当します。

Q
電磁的記録を外部記憶媒体へ保存する場合の要件はどういうものがありますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問15より抜粋)

記憶媒体の種類にかかわらず保存要件は同じであり、外部記憶媒体に限った要件はありません。
電子帳簿保存法では、記憶媒体や保存すべき電磁的記録を限定する規定はないことから、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存媒体については保存義務者が任意に選択することができることとなります。また、保存要件に関しても記憶媒体ごとに規定されていないことから、いずれの記憶媒体であっても同一の要件が適用されることとなります。なお、実際のデータの保存に際しては、サーバ等で保存していた電磁的記録と外部記憶媒体に保存している電磁的記録は当然に同一のものでなければなりません。このため、必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定めるとともに、管理規則を作成し、これを備え付けるなど、管理・保管に万全を期すことが望ましいと考えられます。

Q
電磁的記録の検索機能は、現在使用しているシステムにおいて確保しなければならないのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問16より抜粋)

現在使用しているシステムにより検索できなくても差し支えありません。

Q
保存対象となるデータ量が膨大であるため複数の保存媒体に保存しており、一課税期間を通じて検索できませんが、問題はありますか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問17より抜粋)

保存されている電磁的記録は、原則として一課税期間を通じて検索をすることができる必要があります。

Q
電子取引で授受したデータについて、所得税法・法人税法と消費税法で取扱いにどのような違いがあるのですか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問21より抜粋)

令和3年度の税制改正により、所得税(源泉徴収に係る所得税を除きます。)及び法人税に係る保存義務者については、令和4年1月1日以後行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録を書面やマイクロフィルム(以下「書面等」といいます。)に出力して保存する措置が廃止されましたので、その電磁的記録を一定の要件の下、保存しなければならないこととされました。一方、消費税に係る保存義務者が行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存については、その保存の有無が税額計算に影響を及ぼすことなどを勘案して、令和4年1月1日以後も引き続き、その電磁的記録を書面に出力することにより保存することも認められています。

Q
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、規則第4条第1項第4号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定めて運用する措置を行うことを考えていますが、具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問24より抜粋)

規則第4条第1項第4号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」は、当該規程によって電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたものです。この規程については、どこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要がありますが、必要となる事項を定めた規程としては、例えば、次のようなものが考えられます。なお、規程に沿った運用を行うに当たっては、業務ソフトに内蔵されたワークフロー機能で運用することとしても差し支えありません。

Q
当社は、取引先との間で、クラウドサービスを利用し請求書を受領しています。この場合において、取引先から確認のため電子メールでも請求書が送られてきましたが、同一の請求書を2つの電子取引により受領したときには、どちらの電子データを保存すればよいでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問26より抜粋)

請求書をクラウドサービスにより受領したものと電子メールにより受領したものがある場合のように、同一の請求書を2つの電子取引により受領したときについては、それが同一のものであるのであれば、いずれか一つの電子取引に係る請求書を保存しておけばよいこととなります。

Q
具体的にどのようなシステムであれば、訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしているといえるのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問30より抜粋)

規則第4条第1項第3号に規定する訂正又は削除の履歴の確保の要件を満たしたシステムとは、例えば、① 電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除について、物理的にできない仕様とされているシステム② 電磁的記録の記録事項を直接に訂正又は削除を行った場合には、訂正・削除前の電磁的記録の記録事項に係る訂正・削除の内容について、記録・保存を行うとともに、事後に検索・閲覧・出力ができるシステム等が該当するものと考えます。

Q
電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税が加重されるとのことですが、具体的にはどのような場合に加重の対象となるのでしょうか 。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問40より抜粋)

電子取引により授受した取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増しが行われた場合のほか、保存された取引データの内容が事業実態を表していないような場合(架空取引等)も重加算税の加重対象となります。

Q
電子取引の取引情報に係る電磁的記録について保存要件を満たして保存できないため、全て書面等に出力して保存していますが、これでは保存義務を果たしていることにはならないため青色申告の承認が取り消されてしまうのでしょうか。また、その電磁的記録や書面等は税務調査においてどのように取り扱われるのでしょうか。(電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問42より抜粋)

令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできません。したがって、災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断しています。また、その電磁的記録を要件に従って保存していない場合やその電磁的記録を出力した書面等を保存している場合については、その電磁的記録や書面等は、国税関係書類以外の書類とみなされません。ただし、その申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認することとなります。

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