2021年7月号Vol.123

【TKC サポートインフォメーション2】スマート申請システム待たせない・書かせない窓口や
基幹系との連携機能を強化

 「TASKクラウドスマート申請システム」は、行政手続きにかかる一連のプロセスのオンライン上での完結を支援するクラウドサービスです。6月末現在で、政令市や中核市など含む全国10団体に採用されています。
 よりスムーズな申請手続きによる利用者の利便性向上と、業務の効率化を図るため、来春にかけてスマート申請システムの機能強化を予定しています。

〈待たせない窓口〉の実現へ

「事前申請」利用者画面

「事前申請」利用者画面

 行政手続きのオンライン化が進んでも、法制度上または業務の性質上、窓口での対面対応が必要な手続きが残ります。
 スマート申請システムでは、それら〈来庁してもらわなければならない〉手続き支援も視野に入れ、設計・開発されています。
 今秋には、引越しなどライフイベントに伴い必要となる手続きについて〈待たせない・書かせない〉窓口を支援する機能の強化を予定しています。

1 利用者に最適な手続きを案内する「手続き判定ナビ」

 世帯構成など、利用者の状況に関する質問に「はい/いいえ」で回答いただくことで、利用者に最適な手続きを、手続きができる場所や必要書類などと合わせて案内します。

2 来庁前の「事前申請」

 来庁が必要な手続きについて、オンラインから事前に申請できるようにします。これにより、申請者は来庁後に申請書を記入する必要がなくなります。
 また、すでに提供している「窓口予約」の機能と組み合わせることで、待ち時間の解消にもつながります。

3 かんたん窓口システムと連携で、受付事務の効率化

 事前申請された情報は、QRコードを介して「TASKクラウドかんたん窓口システム」に連携できます。
 これにより、対応窓口では申請内容を確認した上で申請書作成や手続き案内票の印刷ができ、関係各課とも情報連携が可能です。

基幹系との双方向連携を強化

TKCでは、行政手続きのオンライン化・デジタル化による「業務効率の向上」を実現するため、申請データの基幹系システム連携に注力しています。
 現在、基幹系システムでの処理結果や状態(審査中、差し戻しなど)を利用者へ通知する「双方向連携」を実現する機能を開発中で、これらについては今年度中の提供を予定しています。

※掲載の内容、および当社製品の機能、サービス内容などは、取材当時のものです。

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