平成28年1月のマイナンバー制度開始により、会計事務所も、所得税確定申告書、給与所得の源泉徴収票、支払調書の作成などでマイナンバー(個人番号)を取り扱う必要が出てきます。
法律では、マイナンバーを取り扱う際には、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど適切な管理のために必要な措置を講じなければならないとされています。
関与先から提供されたマイナンバーを、TKCの「OMSクラウド」を通じ、TKCデータセンターで暗号化し管理します。マイナンバーが必要となる印刷・電子申告等のタイミングで、これらの情報を各TKCシステムに呼び出します。マイナンバーを利用する時のみTKCシステムがこれらの情報にアクセスします。パソコン内にマイナンバーは保存されませんので、パソコンの破損によるマイナンバーの滅失や、紛失・盗難によるマイナンバーのデータ漏えいのリスクはありません。
<OMSクラウドとは?>
OMSクラウドは、TKCが提供する会計事務所向け業務プラットフォームです。顧客データをTKCデータセンターで一元管理するとともに、当該データを各種税務申告システムに連動します。
<TKCデータセンターとは?>
TKCデータセンターは、TKCが自社で運営するデータセンターで、お客さまである会計事務所とその関与先企業、地方公共団体、中堅・大企業に安全かつ安心なICT環境を提供しています。
TKCの税務申告・給与計算システムは、各種申告書・帳票へのマイナンバー・法人番号の出力や電子申告に対応します。
職員・関与先ごとにマイナンバーの登録・閲覧・出力権限設定を変更できるうえ、マイナンバーに対するアクセスログが自動保存されます。これにより、マイナンバーが所内で適切に取り扱われているかを自己点検できます。
「事業者向けガイドライン」は、税務申告書の提出などのために収集したマイナンバー(またはマイナンバーが記載された書類等)は、これらの事務を処理する必要がなくなった場合や、法令に定める保存期間を経過した場合などには、すみやかに廃棄または削除することを求めています。
このため、TKCシステムでは、年度ごとにマイナンバーの保存状況を表示し、保管不要となった年度のマイナンバーを一括削除する機能や、契約解除した顧客(顧問先)のマイナンバーを一括削除する機能をご用意します。